Zależy Ci na tym, by jak najlepiej zaplanować niszczenie dokumentów? Dowiedz się, jakich zasad należy przestrzegać, by rzetelnie zabezpieczyć informacje zawarte w Twoich aktach.

Najpierw zaplanuj cały proces

Dobry plan to podstawa – takie stwierdzenie słyszy się dość często. Gdy chodzi o tak ważną sprawę jak niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe, takie przygotowanie powinno przede wszystkim skupić się na bezpieczeństwie. Jeśli planujemy to zadanie zrealizować samodzielnie nie obejdzie się bez rzetelnej oceny ryzyka. Jakie etapy są u nas na tym polu najsłabsze? Gdzie jest przestrzeń do jak najszybszej poprawy? Chociaż RODO nie daje tutaj wskazówek, mamy obowiązek zadbać o to w rzetelny sposób. Czasem jest to niezwykle trudne, bo zwyczajnie nie dysponujemy technologią pozwalającą na skuteczne niszczenie dokumentów. Po planowaniu i ocenie może się okazać, że najlepszą opcją będzie wybór pomocy specjalistów.

Profesjonalne niszczenie dokumentów – co to oznacza w praktyce?

Taka usługa zaplanowana jest z poszanowaniem wszystkich zasad utylizacji akt. Zaliczymy do nich:

• przetworzenie nośnika w taki sposób, że nie da się z niego odtworzyć informacji

Zwykłe biurowe niszczarki niestety nie za dobrze radzą sobie z tym zadaniem. Ich wykorzystanie wcale nie znaczy więc, że nie zostaniemy pociągnięci do odpowiedzialności. Zdarzały się sytuacje, gdy dane były wykradzione wprost z… firmowych śmietników.

• zabezpieczenie całego procesu

Usługa procesjonalne niszczenie dokumentów to wariant, w którym nie mam miejsca na pomyłki. Już od momentu odebrania akt możemy liczyć na to, że fachowcy zadbają o ich bezpieczeństwo. Przewóz odbywa się doskonale przygotowanymi pojazdami, a następnie akta trafiają do pilnie strzeżonych obiektów, gdzie poddawane są utylizacji.

Co jeszcze jest istotne?

Warto wspomnieć także o sprawach, które nie są konieczne z punktu widzenia prawa, ale będą dla nas zdecydowanie korzystne. Po pierwsze – szybkie niszczenie dokumentów sprawi, że w jednej chwili uporamy się z problemem. Po drugie niszczenie dokumentów zgodnie z RODO z pomocą profesjonalistów to także oszczędność czasu, energii i nerwów. Takie bezpieczne niszczenie akt oferuje m.in. firma Destroy&Recycling. Profesjonaliści troszczą się więc jednocześnie i o przestrzeganie prawa, i o to, by cała usługa była rzeczywiście komfortowym rozwiązaniem dla klientów.