Obsługa klientów w firmie to ważny element działania firm w różnych branżach. Warto szukać takich rozwiązań, które pozwolą na obsługiwanie klientów na bieżąco. Czas reakcji i realizacji zgłoszeń jest bowiem ważny zarówno ze względu prawidłowego funkcjonowania firmy, jak i zadowolenia klientów. Firma, która reaguje szybko i na bieżąco buduje też swój dobry wizerunek i przewagę konkurencyjną.

Klienci, którzy poszukują kontaktu z firmą, najczęściej mają jakiś aktualny, niecierpiący zwłoki problem, z którym nie są w stanie poradzić sobie samodzielnie. Decydują się wtedy na skorzystanie z infolinii, napisanie maila lub wykorzystanie ecommerce live chat lub innych form bezpośredniego kontaktu z konsultantami firmy. Zwykle oczekują szybkiej i natychmiastowej odpowiedzi. Niestety, niektóre firmy mają dosyć kiepską politykę obsługi klienta. Jeśli na odpowiedź trzeba czekać kilka dni, zwykle poziom niezadowolenia klientów jest na tyle duży, że mogą oni zrezygnować całkowicie z usług danej firmy. Czas reakcji jest więc niezmiernie ważny dla dobrego prosperowania przedsiębiorstwa.

Wyszkoleni pracownicy i dobre oprogramowanie

Dobra obsługa klienta w firmie wymaga połączenia co najmniej dwóch czynników – wykwalifikowanych pracowników oraz sprawnego systemu informatycznego. Ci pierwsi muszą być przeszkoleni z zakresu sprawnej obsługi klienta i budowania długofalowych relacji z firmowymi odbiorcami. Jeśli coś w tej kwestii szwankuje, na pewno będzie się to przekładało na poziom zadowolenia klientów. Pracownicy, szczególnie ci zatrudnieni na infolinii czy w biurze obsługi klienta, muszą na wszystkie zgłoszenia reagować natychmiast, a nie odkładać je na później. Warto wyposażyć ich także w dobry system contact center, czyli sprawdzone oprogramowanie, które ułatwia komunikację z klientami. Ma ono wiele ciekawych funkcjonalności, które poprawiają czas realizowania zgłoszenia i obsługi każdego klienta, grupują w jednym miejscu zgłoszenia pochodzące z różnych źródeł, pozwalają na sprawne rozdzielanie pracy, oddzielanie spraw załatwionych od tych, które nadal czekają na rozstrzygnięcie. Solidne oprogramowanie jest więc opcją, którą wdrożyć powinna każda firma stawiająca na nowe technologie i jak najwyższe standardy realizowania komunikacji z klientami.

Gdzie szukać dobrego oprogramowania?

Oferta oprogramowania dla firm zajmujących się obsługą klienta jest bardzo rozbudowana, na rynku nieustannie pojawiają się nowe, ciekawe rozwiązania. Zanim zdecydujemy się na konkretny produkt, warto porównać oferty różnych firm, sprawdzić, jakie mają funkcjonalności i co faktycznie będzie nam potrzebne. Nie ma bowiem większego sensu inwestowanie w oprogramowanie, w którego skład wchodzi wiele niepotrzebnych w naszej firmie funkcjonalności. Trzeba również wziąć pod uwagę specyfikę branży i rodzaj działalności. Dział obsługi klienta potrzebuje bowiem nieco innych rozwiązań niż chociażby firmy, które zajmują się telemarketingiem i aktywnym poszukiwaniem nowych klientów. Bez względu na to, w jakim celu inwestujemy w oprogramowanie, na pewno bardzo szybko po jego wdrożeniu zauważymy mnóstwo pozytywów z jego posiadania. Na pewno nie będą to więc pieniądze stracone, a wydatek, który przyczyni się do lepszego funkcjonowania zarówno działów zajmujących się obsługą klientów, jak i całych przedsiębiorstw.

Więcej na stronie Thulium.com – współautora poradnika