W każdym biurze mamy styczność z setkami, a nawet tysiącami dokumentów. Choć postęp technologiczny w znaczny sposób przyczynił się do ograniczenia liczby papierowych aktów, to wciąż na biurku każdego pracownika spotkamy drukarkę i stos kartek.

Najważniejszy podczas pracy jest oczywiście porządek. Wykonywane czynności przebiegają szybciej w momencie, w którym wiemy o lokalizacji wszystkich potrzebnych nam rzeczy. To samo tyczy się dokumentów, których regularne wypełnianie jest obowiązkiem każdego z nas. Istnieje wiele sposobów przechowywania dokumentacji. My natomiast przedstawimy jeden, który zdaniem większości najlepiej sprawdza się w praktyce.

Wybór miejsca do trzymania dokumentów

Zasadniczo, nie ma żadnej reguły dotyczącej trzymania dokumentów. Każdy może robić to jak chce, byleby możliwie efektywnie. Na przestrzeni lat ukształtowały się jednak pewne standardy, powstałe na skutek błędów wynikających z gubienia różnego rodzaju notek formalnych. Niektórzy przedsiębiorcy decydują się także na oddanie dokumentów do archiwum, co nie zawsze jest dobrym wyborem. Są akta, których obecność powinna być zawsze na miejscu, blisko kontaktu z właścicielem i pracownikami.

Taką dokumentację powinniśmy trzymać w dobrze strzeżonym i trudno dostępnym miejscu. W takim wypadku przyda się więc szafa na dokumenty, najlepiej metalowa. To właśnie ona może okazać się najpraktyczniejsza i w znaczny sposób przyczynić się do wzrostu wydajności u osób pracujących.

Kupno mebli na dokumenty

Istnieje szereg sklepów oferujących meble biurowe, w tym właśnie metalowe szafy na dokumenty. Dlaczego akurat metal? Otóż, stalowa blacha jest materiałem najmniej podatnym na uszkodzenia mechaniczne, co może w pewien sposób zapobiegać włamaniom. Szafy tej odmiany posiadają również zaawansowane systemy bezpieczeństwa, jak chociażby szyfrowanie.

Grunt to jednak zabezpieczenie przed nieszczęśliwymi wypadkami, które niejednokrotnie wprowadziły już firmy w ogromne tarapaty. Mowa chociażby o pożarach, spalających bez skrupułów całe wyposażenie działalności. Metalowa, ognioodporna szafa na dokumenty jest więc doskonałą odpowiedzią dla niechcianego żywiołu.

Warto wybrać szafę o rozmiarze i klasie adekwatnej do swojego pomieszczenia. Wnętrze samego mebla składa się przeważnie z umieszczanych na odpowiednich wysokościach regałów, pozwalających na pomieszczenie tam standardowego segregatora. Aby wygodnie przechowywać swoje dokumenty, należy zakupić teczki bądź wcześniej wspomniane segregatory, podpisać je względem przeznaczenia oraz rozstawić alfabetycznie na całej szafie. W ten sposób, szukanie dokumentów przestanie być męczące i trudne, a stanie się wyłącznie przyjemnym powodem do odejścia od komputera i rozprostowania nóg.

Okres przechowywania dokumentów w firmie

Dokumenty firmowe przechowujemy z reguły przez 5 lat. Jest to okres wyznaczony dla chociażby ksiąg podatkowych czy aktów samej działalności gospodarczej. Wyjątkiem są dokumenty ZUS-u złożone przed 2012 rokiem. W tym wypadku, konieczność ich trzymania wynosi 10 lat. Taką samą ilość czasu należy składować akta pracownicze. Przepis ten pojawił się jednak dopiero od 2019 roku. Wszystkie umowy podpisane przed tym czasem, są ważne aż 50 lat.