Każda firma, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, dysponuje większością ich danych osobowych. Trzeba więc pamiętać o ich prawidłowej ochronie, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami.

Ochrona danych osobowych w niektórych firmach nie jest traktowana tak poważnie, jak powinna, dlatego dosyć często możemy usłyszeć o przypadkach łamania prawa i niewłaściwego przetwarzania danych osobowych. Największym problemem jest dostanie się tych danych w niepowołane ręce. Każdy pracownik już na etapie rekrutacji, gdy wysyła czy dostarcza swoje CV, musi w dokumencie tym zawrzeć klauzulę o wyrażeniu zgodny na przetwarzanie danych osobowych, ale tylko w zakresie niezbędnym do prawidłowego przeprowadzenia procesu rekrutacji. Firma nie może więc wykorzystywać tych danych do żadnych innych celów, gdyż zgoda wyrażona jest jedynie w tej jednej kwestii.

Trzeba chronić dane w dokumentach papierowych i elektronicznych

Praktycznie wszystkie dane osobowe, które umożliwiają zidentyfikowanie pracownika jako osoby fizycznej, powinny być właściwie chronione przez firmę. Dotyczy to między innymi numeru pesel, numeru dowodu osobistego, adresu zamieszkania czy informacji o zarobkach. Wszystkie krążące wewnątrz firmy dane powinny być poufne i znajdować się jedynie w rękach osób uprawnionych. Obowiązek prawidłowego przetwarzania danych osobowych dotyczy zarówno dokumentów w formie papierowej, jak i tych, które są przechowywane na nośnikach elektronicznych. Dostęp do nich powinny mieć tez jedynie osoby uprawnione, a nie wszyscy pracownicy danej firmy. W ten sposób można ograniczyć problemy z wyciekiem danych na zewnątrz firmy.

W całej Unii takie same przepisy

Przedsiębiorcy, którzy chcą w sposób właściwy chronić dane swoich pracowników, powinni pamiętać, że w najbliższym czasie wchodzą zupełnie nowe przepisy w tym zakresie. Aktualnie obowiązujące prawo krajowe zostanie zastąpione unijnymi przepisami o RODO, które będą obowiązywały we wszystkich państwach Unii Europejskiej w takiej samej formie. Nowe przepisy wprowadzają sporo zmian, przede wszystkim polegających na zaostrzeniu przepisów aktualnych. Obowiązkiem przedsiębiorców jest dostosowanie działalności swoich firm i zasad przetwarzania danych osobowych do nowo obowiązującego prawa.

Czasu nie mają zbyt dużo – nowe przepisy o RODO wchodzą w życie 25 maja 2018 roku. Komu zależy na działaniu zgodnie z prawem i nie chce płacić bardzo wysokich kar za łamanie przepisów RODO, powinien skorzystać ze szkoleń, które w jasny sposób przekazują nowe informacje. Na https://szkolenierodo.pl/ można znaleźć ciekawe, profesjonalnie przygotowane szkolenia, które krok po kroku wyjaśniają przedsiębiorcom oraz pracownikom czuwającym nad danymi osobowymi wszystkie kwestie związane z nowymi przepisami. Warto skorzystać, gdyż koszt szkolenia jest niewielki w porównaniu do kar pieniężnych, jakie można będzie nałożyć na przedsiębiorstwa, które nie stosują się do przepisów RODO.