Każda firma, bez względu na charakter prowadzonej działalności, musi radzić sobie z dokumentacją – zarówno z tą papierową, jak i elektroniczną. Ważne jest nie tylko utrzymanie porządku w dokumentach, który umożliwi ich szybkie odnalezienie, lecz również zapewnienie właściwego przepływu dokumentacji w obrębie firmy.

W czasach, gdy komputeryzacja stała się standardem, także zarządzanie dokumentami wymaga zastosowania specjalnych systemów informatycznych, które znacznie podnoszą wydajność poszczególnych procesów.

Na czym polega zarządzania dokumentacją ?

Stopień skomplikowania obsługi dokumentów zależy w głównej mierze od wielkości firmy oraz jej profilu działalności. Firmowa dokumentacja składa się zazwyczaj z dokumentów wewnętrznych (takich jak: umowy z pracownikami, dostawcami i klientami, faktury sprzedażowe itp.) oraz z dokumentów zewnętrznych napływających do firmy (faktury kosztowe, zamówienia, zapytania ofertowe, korespondencja z klientami i urzędami itp.).

Każdy z takich dokumentów powinien być odpowiednio przetworzony, czyli przede wszystkim sklasyfikowany i odpowiednio zarchiwizowany, ale także w razie potrzeby przekazany do odpowiedniego działu lub pracownika firmy. Efektywny sposób administrowania dokumentacją powinien zapewniać szybki dostęp do potrzebnych w danym momencie dokumentów (konieczny jest do tego uporządkowany i przemyślany system klasyfikacji), a także sprawny ich przepływ w obrębie firmy.

Nowoczesne systemy informatyczne do obsługi dokumentów

Coraz więcej dokumentów ma postać elektroniczną, dlatego także te w formie papierowej dobrze jest digitalizować, czyli skanować i zapisywać na dysku twardym komputera lub innych nośnikach pamięci. Archiwizacja elektroniczna dokumentów może być dodatkowo wsparta systemem informatycznym specjalnie do tego stworzonym. Jednym z takich systemów jest na przykład program do zarządzania dokumentami Polcargo, który umożliwia nie tylko gromadzenie w systemie wszystkich dokumentów (zapisanych w różnych formatach), ale także ich przypisywanie do określonych grup, błyskawiczne wyszukiwanie (według słów kluczowych), edycję oraz przesyłanie do odbiorców za pomocą poczty elektronicznej.

Używaniem tego rodzaju systemów powinny być zainteresowane nie tylko duże przedsiębiorstwa, ale i mniejsze firmy. Dzięki temu można znacznie podnieść wydajność zarządzania dokumentacją, usprawnić jej obieg w obrębie firmie, a także oszczędzić czas przeznaczony na czynności administracyjne.