Przechowywanie dokumentów firmowych zależy od ich przeznaczenia. Np. dokumenty skarbowe należy przechowywać przynajmniej przez pięć lat, a dokumenty osobowe pracowników, przez pięćdziesiąt lat. Te ostatnie potrzebne są do wglądu w razie załatwiania przez byłych pracowników emerytury, lub renty, natomiast same dokumenty skarbowe już tego przecież nie wymagają. Natomiast dokumenty zgłoszeniowe ZUS należy przechowywać przez cały czas trwania działalności gospodarczej, ponieważ ZUS może ich zażądać w każdej chwili. Niektóre z tych dokumentów powinny być przechowywane do czasu ich przedawnienia, jak np. dokumenty płatnicze, natomiast dokumenty rozliczeniowe powinno się przechowywać do 5 lat.

Dokumenty sprzedaży

Wszelkie faktury, faktury pro formy, zaliczkowe, końcowe, korygujące, wewnętrzne, czy same noty księgowe, rejestr sprzedaży VAT, czy zakupy VAT, oraz inne dokumenty firmowe, (kilometrówka, dowody wewnętrzne itp.), należy drukować chronologicznie raz w miesiącu. Jest to dobry nawyk, aby utrzymać porządek wśród dokumentów w firmie. Może na początku nie ma ich wiele, jednak z czasem ilość dokumentów rośnie. Całość powinien ogarnąć jakiś dobry księgowy, lub najlepiej zewnętrzne biuro księgowe, wynajęte przez firmę.

Przechowywanie dokumentów

Każda firma ma swoje archiwum. Mniejsze, lub większe. Wszystko zależy od tego czym się zajmuje, ilu zatrudnia pracowników, jaki ma majątek, czy on rośnie (dochód), czy też maleje (straty). Wszystko to powinno być odpowiednio udokumentowane, a same papiery odpowiednio przechowywane. Są dokumenty, które należy przechowywać czasem dłużej, niż firma istnieje. Są to dokumenty osobowe pracujących niegdyś w firmie pracowników (nawet do 50 lat) ZUS także wymaga takiego czasu przechowywania dokumentów prowadzenia działalności gospodarczej (50 lat), ale inne dokumenty ZUS-owskie, mogą być przechowywane nawet dziesięciokrotnie krócej. Jeśli ktoś decyduje się na otworzenie działalności gospodarczej, powinien liczyć się z w/w kwestią. Nie wolno niszczyć żadnych dokumentów dopóty, dopóki nie sprawdzimy do czego służyły, oraz jaki mają czas karencji.

Archiwum na całe życie

Co jednak zrobić, gdy w czasach prosperity zatrudnialiśmy kilkudziesięciu pracowników, a ich dane osobowe wciąż zalegają w archiwum firmowym pomimo tego, że firma już nie istnieje? Wtedy należy takie dokumenty przenieść do archiwum państwowego, mieszczącego się na Śląsku. W tym archiwum są przechowywane dokumenty osobowe z czasów PRL-u. Ludzie kiedyś pracowali i gdzieś te dokumenty musza być przechowywane.Być może ktoś, komu kończy się okres zatrudnienia i zechce skorzystać z emerytury, czy nawet renty musi wiedzieć, gdzie się udać, aby mieć wgląd w swoje dokumenty osobowe i ewentualnie je wykorzystać. Są tacy, co to trzymają w swym domowym archiwum, dokumenty osobowe. Jednak sama firma powinna się tym zająć, aby kiedyś mogła udostępnić je swym byłym pracownikom, lub samemu ZUS-owi, jeśli tego zażąda.

Więcej informacji na temat zakresu prac biura księgowego znajdziesz na stronie http://biuro-rachunkowe-piaseczno.com.pl