Jeśli planujesz stworzyć swoją stronę internetową, w pierwszej kolejności musisz znaleźć dobrego wykonawcę. Jednak nie wystarczy tylko podpisać umowę i czekać na gotowy projekt. Aby uniknąć nieporozumień i zagwarantować sobie satysfakcję z efektu końcowego, warto dokładnie przeanalizować kluczowe elementy umowy z wykonawcą strony internetowej. W tym artykule przedstawiamy Ci najważniejsze punkty, które powinny się w niej znaleźć!

Dlaczego tak ważnym jest dobre przygotowanie umowy?

Wiele osób uważa, że umowa to tylko kawałek papieru. Niestety, w rzeczywistości jest to bardzo ważny dokument, który może mieć ogromny wpływ na przebieg Twojej współpracy z wykonawcą. Dobrze przygotowana umowa powinna zawierać szczegółowe informacje na temat tego, co zostanie wykonane, jakie będą koszty i jaki będzie harmonogram prac. Umowa powinna być również elastyczna i dostosowana do potrzeb obu stron. 

Ponadto, dobrze przygotowana umowa jest ważna, ponieważ zapewnia ochronę prawną zarówno dla wykonawcy, jak i dla Ciebie. Jeśli wykonawca nie wywiązuje się ze swoich obowiązków lub jeśli pojawią się jakieś nieprzewidziane okoliczności, umowa może stanowić podstawę do rozstrzygnięcia problemu bez konieczności odwoływania się do sądu. Dobrze przygotowana umowa pozwala również na uniknięcie niedopatrzeń i innych problemów wynikających z niewystarczająco precyzyjnego określenia warunków współpracy.

Jeśli jesteś prawnikiem, a temat sporządzania umów nie jest Ci obcy i szukasz wykonawcy strony internetowej, który zrozumie Twoje oczekiwania i potrzeby, to sprawdź strony internetowe dla kancelarii prawnych.

Przedmiot umowy i określenie jego szczegółów

W umowie powinny znaleźć się szczegóły dotyczące przedmiotu umowy, tj. Rodzaj i zakres prac, które mają zostać wykonane. Opis przedmiotu umowy powinien zawierać precyzyjnie określone wymagania funkcjonalne oraz techniczne strony i posługiwać się językiem zrozumiałym dla obu stron zawierających umowę.

W wymaganiach funkcjonalnych wyszczególnia się konkretne funkcjonalności oraz podstrony, a także opisuje się zadania jakie mają realizować poszczególne funkcjonalności witryny. W przypadku opisu funkcjonalności witryny, warto posłużyć się tzw. “user stories”, czyli opisem procesu korzystania ze strony z perspektywy użytkownika końcowego. Można zaznaczyć w nich np. sposób działania rozbudowanego formularza zgłoszeniowego, czy niestandardowych opcji dostępnych w panelu administracyjnym strony.

Wymagania techniczne powinny określać języki programowania, biblioteki programistyczne oraz warunki dotyczące infrastruktury informatycznej, w ramach której powstanie serwis internetowy. Ten zakres wymagań dotyczy w szczególności bardziej złożonych projektów jakimi są aplikacje internetowe. 

Termin realizacji i harmonogram prac

W umowie o świadczenie usług informatycznych należy określić termin realizacji i harmonogram prac. Jest to szczególnie ważne, jeśli strona internetowa jest częścią większego projektu. Dzięki temu można uniknąć opóźnień i problemów związanych z realizacją większych przedsięwzięć. 

Termin realizacji powinien być ustalony wraz z klientem i powinien być odpowiednio dostosowany do jego potrzeb. W umowie można również określić obowiązującego kar umownych za przekroczenie terminu realizacji.

Harmonogram prac powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące wszystkich etapów projektu, takich jak określenie celów, planowanie i budowa strony internetowej oraz testowanie i wdrożenie. Każdy etap powinien mieć swoje odrębne cele i harmonogram czasowy. 

Harmonogram może również zawierać informacje o wszystkich potencjalnych problemach, które mogą pojawić się na każdym etapie projektu. Pozwoli to firmie informatycznej przygotować się na ewentualne trudności i szybko je rozwiązać.

Wynagrodzenie wykonawcy oraz sposób rozliczeń między stronami

W umowie powinny znaleźć się szczegółowe informacje na temat wynagrodzenia wykonawcy i sposobu jego rozliczania się z klientem.  Wynagrodzenie może być ustalone na podstawie stawki godzinowej lub całkowitej kwoty za cały projekt. W przypadku płatności według stawki godzinowej, umowa powinna precyzyjnie określać liczbę godzin przewidzianych na realizację poszczególnych etapów projektu. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że klient będzie nadmiernie obciążony finansowo. Dla zamawiającego lepszą sytuacją jest, gdy wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktycznie wykonaną pracę, a nie za czas spędzony przy realizacji zlecenia.

Jeśli wynagrodzenie jest ustalone na podstawie całkowitej kwoty za cały projekt, umowa powinna określać warunki dotyczące wypłaty całkowitego wynagrodzenia. Umowa może również określać daty płatności lub inne procedury rozliczania się między stronami.  Ponadto, umowa powinna precyzyjnie opisywać zobowiązania obu stron oraz sposoby rozwiązywania sporów. 

W umowie warto zawrzeć zapis stanowiący specyfikację elementów objętych wynagrodzeniem  oraz tych, których wynagrodzenie wykonawcy nie pokrywa. Dostarczenie treści na stronę, zakup zdjęć czy innych dodatkowo płatnych materiałów zwykle nie wchodzą w zakres projektu i realizacji strony www i nie są ujęte w wynagrodzeniu wykonawcy. Dostarczenie takich materiałów z reguły leży po stronie zamawiającego. 

Zasady i warunki współpracy

Zasady współpracy pomiędzy firmą a wykonawcą strony internetowej powinny być jasno określone w umowie. W przeciwnym razie może dojść do nieporozumień, a co za tym idzie, do opóźnień w realizacji projektu lub jego całkowitego zaniechania. Poniżej znajduje się lista elementów, które powinny znaleźć się w takiej umowie:

• data rozpoczęcia i zakończenia projektu;
• jasno określone cele i oczekiwania wobec strony internetowej;
• budżet na realizację projektu;
• sposób rozliczania się z wykonawcą (np. na etapy);
• warunki modyfikacji umowy (jeśli istnieje taka potrzeba);
• ewentualne usługi dodatkowe, które są lub nie są wliczone w cenę;
• warunki zmiany warunków umowy;
• informacje o możliwej odpowiedzialności stron (zarówno jakie są przewidziane w umowie, jak i te, które nie są objęte umową);
• okresy sprawdzenia projektu i oczekiwany czas odpowiedzi na zaoferowaną poprawkę;
• zobowiązanie do utrzymania w tajemnicy danych oraz informacji uzyskanych podczas współpracy.