Prowadzenie firmy, nawet małej, pociąga za sobą konieczność wystawiania faktur. To czynność czasochłonna, a często również dość uciążliwa. Na szczęście istnieją sposoby, by choć częściowo uprościć sobie zadanie. Wystarczy zdecydować się na intuicyjny w obsłudze program do wystawiania faktur. To doskonały sposób na sprawne, dokładne przygotowanie dokumentów, a także zarządzanie bazą kontrahentów. Ponieważ popularność tego typu rozwiązań rośnie, na rynku pojawia się ich coraz więcej. Jak wybrać najlepszy program pozwalający na sprawne wystawianie faktur?

1. Program do wystawiania faktur – czym się sugerować?

2. Najważniejsze funkcje programów do fakturowania

3. Co jeszcze jest ważne w programach do fakturowania?

4. Darmowe czy płatne – jakich programów używać?

Program do wystawiania faktur może przyjmować różną postać. Pierwszym typem są aplikacje instalowane bezpośrednio na konkretnym komputerze. Druga, znacznie wygodniejsza opcja to nowoczesne programy, które można wykorzystywać również w trybie online. Sprawdzą się przy pracy zdalnej lub w połączeniu z siecią lokalną.

Program do wystawiania faktur – czym się sugerować?

Jaki powinien być dobry program do fakturowania? Przede wszystkim dopasowany do branży, w której działasz. Istnieją jednak bardziej uniwersalne kryteria składające się na funkcjonalny program. Kluczowa jest intuicyjna obsługa, szeroki zakres funkcji, niezawodność i bezpieczeństwo przechowywanych danych.

Przeglądając dostępne programy, sprawdź, czy aplikacja – poza podstawową funkcją, czyli prowadzeniem uproszczonej księgowości – pozwala na obsługę magazynu, kadr, płac, przygotowywanie i wysyłanie deklaracji lub plików na potrzeby kontroli skarbowej. Oczywiście, nie wszystkie możliwości są konieczne zawsze. Czasem zdarza się, że chcesz po prostu wystawiać faktury VAT – wówczas zweryfikuj, czy decydujesz się akurat na program do wystawiania faktur vat.

Co jeszcze jest istotne? Kolejny ważny czynnik to łatwość obsługi i czytelność interfejsu. Same przepisy księgowe są na tyle skomplikowane, że nie potrzebujesz kolejnych przeszkód związanych z kwestiami technicznymi.

Najważniejsze funkcje programów do fakturowania

Programy, o których mowa, pozwalają dzisiaj nie tylko na wystawianie i wysyłanie faktur. To często zaawansowane narzędzia przeznaczone do zarządzania ważnymi procesami w firmie. Na które opcje warto zwrócić uwagę przede wszystkim?

• Baza kontrahentów

Masz możliwości stworzenia katalogu klientów, dla których będziesz później wystawiać dokumenty. To oczywiście możliwość przygotowania faktur VAT, ale także faktur zaliczkowych, faktur eksportowych, paragonów fiskalnych czy dokumentów magazynowych.

• Łączność z bazą GUS

Z poziomu programu do fakturowania możliwe jest nie tylko wystawianie dokumentów dla konkretnych firm, ale również wyszukanie i aktualizacja ich w bazie GUS oraz automatyczna weryfikacja numerów kont bankowych na białej liście podatników.

• Generowanie plików JPK

Obowiązkiem firm jest przekazywany comiesięcznie do biura rachunkowego lub bezpośrednio do Ministerstwa Finansów plik JPK. Warto zwrócić uwagę, by program generował go w najnowszej wersji: JPK_VAT(7), JPK_FA oraz JPK_MAG.

• Listy i raporty

Ważne jest także sprawne przygotowywanie zestawień, w tym listy firm, listy dokumentów, ewidencji VAT, raportów i zestawień sprzedaży. Sprawdź możliwość eksportowania i importowania danych w oparciu o bazy SQL oraz eksport dokumentów do programu Rewizor GT.

• Program magazynowy

Bardzo funkcjonalne są programy do fakturowania, które sprawdzają się jednocześnie jako program handlowo-magazynowy. Oprócz wystawiania faktur VAT zyskujesz możliwość przypisywania stanów ilościowych do konkretnych produktów i magazynów. Dodatkowym atutem jest bieżące ostrzeżenie o małej ilości lub braku towaru.

Co jeszcze jest ważne przy programach do fakturowania?

W księgowości online istotne jest także kilka dodatkowych czynników, które mogą być zagwarantowane przez właściwy program. Wybierając propozycję od konkretnej firmy, sprawdź:

• limity – programy często występują w kilku wersjach, tańszych i droższych – cena ma znaczenie w kontekście dostępnych funkcji lub limitów dokumentów sprzedażowych i kosztowych,
• rodzaje faktur – w tym możliwość wyboru szablonu faktury i wysyłka faktur bezpośrednio z poziomu programu,
• możliwość edycji faktury – limitowana lub nie,
• opcja aplikacji mobilnej – jeśli prowadzisz księgowość poza biurem, warto wybrać program w formie aplikacji na smartfon,
• integracja z płatnościami online – połączenie z serwisami typu Dotpay, platformami sprzedażowymi jak Allegro czy systemem fakturowania online Mobilna Faktura pozwala na automatyzację części procesów.

Darmowe czy płatne – jakich programów używać?

W sieci można znaleźć programy, które są całkowicie darmowe – trzeba jednak zaznaczyć, że korzystanie z nich rzadko się opłaca. O ile czasami wystarczają na potrzeby małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych, o tyle rzadko sprostają planowanemu rozwojowi. Lepiej więc program kupić – tym bardziej, że ceny nie są wygórowane.

Polecamy:
– Jak rozwiązywać trudne sytuacje w relacji instruktor praktycznej nauki zawodu – uczeń