Jeśli jesteś odpowiedzialny za organizacje dobrej imprezy dla pracowników na pewno zależy Ci na tym, aby każdy aspekt był tak doskonały, jak tylko może być. Prowadzenie akcji charytatywnej, czy to zbiórki pieniędzy, imprezy społecznościowej, konferencja, wieczór panieński Warszawa czy też wystawa – każda z tych okazji nie różni się od organizacji imprezy w firmie. Tak samo wymaga generowania pomysłów na wysokim poziomie, planowania i szczegółowego zarządzania różnorodnymi aspektami, z wykorzystaniem umiejętności od sprzedaży i marketingu, po zarządzanie projektami i finansami oraz zapewnienie logistyki i bezpieczeństwa w tym dniu.

Jakie są więc najważniejsze wskazówki dotyczące organizacji udanej imprezy dla pracowników?

Ustal cele – to być może jest oczywistym punktem wyjścia, ale jako organizator wydarzeń, musisz zadać sobie pytanie, dlaczego organizujesz określone wydarzenie? W przypadku imprez firmowych najczęściej tą przyczyną jest integracja pracowników bądź celebrowanie jakiejś ważnej okazji. Podobnie jak w przypadku wszystkich celów, upewnij się, że wszystko jest dobrze przemyślane.

Po ustaleniu tego, musisz określić budżet, który masz do dyspozycji aby osiągnąć swoje cele, jako organizator musisz rozważyć najbardziej odpowiedni sposób jego rozporządzenia. Na przykład czy pozwoli Ci on na stworzenie tworzenie intymnych, niszowych imprez czy też raczej wydarzeń publicznych na dużą skalę? To już nie czas generowania pomysłów i kreatywności, ale praktycznego myślenia logistycznego, marketingu i zarządzania finansami.

Planowanie imprezy w szczegółach

Ogólnie rzecz biorąc proces organizacji imprezy dla pracowników dzieli się na trzy kategorie –

• logistyczną,
• marketingową,
• treściową.

Każde wydarzenie będzie wymagało szczegółowego projektu i planu finansowego, trzeba podzielić wszystkie te działania na ramy czasowe, zasoby i obowiązki wymagane do realizacji wydarzenia.

Pytania finansowe, które należy wziąć pod uwagę, mogą obejmować to, ile osób jest zaproszonych i jak to wpływa to na przepływ gotówki. Konieczne jest wdrożenie planu awaryjnego i zarządzania ryzykiem dla wszystkich wydarzeń, a im wyższy profil i większa skala imprezy, tym więcej czasu trzeba poświęcić na planowanie awaryjne. Ważny jest czas organizacji. Nigdy nie należy lekceważyć tego, ile czasu zajmuje ukończenie pewnych elementów projektu. Ważne jest też dopuszczenie poślizgu w całym tym planie.

Miejsce – prawdopodobnie będzie to jeden z największych kosztów ogólnego budżetu, a przy wyborze miejsca należy wziąć pod uwagę wiele kwestii. Czy celowe miejsce imprezy jest na terenie biura czy może zostać wzięte pod uwagę zorganizowanie jej w neutralnej przestrzeni, takiej jak restauracja? A może odpowiednie byłoby miejsce na zewnątrz? Niektóre z kluczowych kwestii, o których warto pomyśleć, to koszt i związane z nim świadczenie usług. Istnieje też wiele agencji eventowych, które mogą pomóc Ci znaleźć idealne miejsce i wynegocjować najlepsze stawki. Tym bardziej, że wraz z miejscem, catering może być jednym z najbardziej znaczących kosztów.

Źródło: https://www.limuzyny-platinium.pl/wieczor-panienski-warszawa