HR to ludzie, za którymi stoją liczby. Te liczby, to klucz do sukcesu Twojej firmy. Dowiedz się, które z nich dobrze mieć pod kontrolą.

Plan artykułu:

1. Czym jest zorientowanie na dane
2. Co zyskuje firma, która umiejętnie korzysta z danych
3. 11 metryk kluczowych dla HR zorientowanego na dane
4. Podsumowanie

Czym jest zorientowanie na dane

Zapewne dobrze wiesz, co to jest HR, ale czy wiesz czym jest HR zorientowany na dane / napędzany danymi ( data-driven HR)? Zorientowanie na dane to podejście, zgodnie z którym podejmujemy wszystkie decyzje w oparciu o zebrane, przeanalizowane oraz zinterpretowane dane. Nie opieramy się na doświadczeniach i opiniach, a na faktach wyrażonych przez liczby.

Dzięki śledzeniu odpowiednich metryk możemy szybko reagować na wszelkie odchylenia od normy i podejmować odpowiednie kroki interwencyjne znacznie sprawniej, niż posiłkując się własnymi odczuciami, czy sugestiami.

Co zyskuje firma, która umiejętnie korzysta z danych

Opieranie się na liczbach niesie za sobą wieloaspektowe korzyści.

• Trafne decyzje podejmowane są szybciej, bo o potrzebie ich podjęcia dowiadujemy się na etapie rodzących się problemów, a nie po fakcie.
• Mamy więcej wskazówek liczbowych, które rozwiązanie problemu może okazać się tym najskuteczniejszym.
• Działy firmy pracują efektywniej, bo mają jasno wytyczone cele, mierzone właściwymi metrykami. Pracownicy znają swoje cele osobiste i są lepiej zmotywowani do działania.
• Zarządzanie budżetem jest o wiele bardziej racjonalne, a określenie zwrotów z inwestycji, o wiele bliższe prawdy.
• Liczby niosą za sobą komunikat – „Nie mamy nic do ukrycia”. Firma zyskuje na wiarygodności, co wpływa na jej pozycję na rynku, ale przede wszystkim – na kulturę organizacyjną oraz motywację pracowników.
• Optymalizując koszty dzięki analityce i zorientowaniu na dane, firma generuje spore oszczędności.

11 metryk kluczowych dla HR zorientowanego na dane

Istnieje wiele metryk, które stosuje się w dziale HR, przy ocenie procesów. Część z nich jest ogólna i odnosi się do całości firmy, a część dotyczy stricte pracowników. Te ostatnie możemy je podzielić np. według etapów życia pracownika. Poniżej znajdziesz 11 metryk, którymi najczęściej posiłkują się analitycy HR.

• Czas do zatrudnienia (Time to Hire) – pierwszy z ważnych wskaźników rekrutacyjnych, dzięki któremu dowiesz się, ile średnio mija czasu od momentu opublikowania oferty, do chwili zaakceptowania oferty przez kandydata. Wartość wskaźnika może być zależna m.in. od jakości samej oferty, stopnia zainteresowania nią lub od efektywności działu HR. 

• Wskaźnik przyjęć (Acceptance Rate) – kolejny ze wskaźników rekrutacyjnych, którego wartość to wypadkowa liczby ogłoszeń, podzielonej przez liczbę zatrudnionych. Niska wartość tego wskaźnika, połączona z długim czasem do zatrudnienia mogą świadczyć o nieatrakcyjności oferty!

• Koszt zatrudnienia (Cost Per Hire) – najbardziej przemawiający do wyobraźni wskaźnik, który pozwoli ocenić, czy proces rekrutacji był efektywny. Jest to suma wszystkich kosztów poniesionych przy poszukiwaniu pracownika, podzielona przez liczbę nowych pracowników, pozyskanych w określonym przedziale czasu. Wysoki koszt zatrudnienia = nieefektywna rekrutacja.

• Satysfakcja pracownika (Employee Satisfaction) – ten wskaźnik da Ci wgląd w nastroje panujące w zespole. Dowiesz się, ile osób deklaruje, że poleci Ciebie jako pracodawcę swoim znajomym. By wyliczyć wartość wskaźnika, możesz posiłkować się ankietami satysfakcji, które oferuje większość dostępnych na rynku systemów HRIS (np. firma PeopleForce).

• Rotacja (Turnover Rate) – to wskaźnik %, który wyliczamy dzieląc liczbę pracowników odchodzących, przez średnią liczbę zatrudnionych w danym okresie czasu. Mała podpowiedź – obliczaj osobno wartość rotacji dla odejść dobrowolnych (nie zwolnień!), a osobną dla rotacji międzystanowiskowej / międzydziałowej.

• Retencja pracowników (Retention Rate) – wskaźnik przeciwny rotacji to utrzymanie, czyli retencja, tj. liczba pracowników pozostających  w firmie, podzielona przez średnią liczbę zatrudnionych.

• Zwrot z inwestycji w przeliczeniu na pracownika (Revenue Per Employee / Return of Investment, ROI) – to średnia wartość, liczona jako przychody firmy dzielone przez ogólną liczbę zatrudnionych. Wartość tej metryki powinna być kontrolowana okresowo, najlepiej po 3 miesiącach od zatrudnienia, po pół roku oraz po roku od zatrudnienia. Im dłużej pracownik pozostaje w firmie, tym wartość wskaźnika będzie korzystniejsza dla firmy (a przynajmniej – powinna!).

• Wydajność pracownika (Employee Performance) – na wartość tego wskaźnika złożą się oceny 90°/180°/270°/360°. Przeprowadzając ocenę zastosuj skalę punktową, a następnie zestaw ze sobą oceny.

• Realizacja celów (Goal Tracking / Company Performance) – wartość tego wskaźnika pomoże Ci sprawdzić, jak efektywne są działania poszczególnych pracowników / działów, zbadać zaangażowanie i postępy w realizacji założonych planów.
• Długość procesu offboardingu (Status Change Processing Time) – to średnia liczba dni, przez jaką dział HR procesuje złożone wypowiedzenie. Wartość tego wskaźnika będzie odmienna dla różnych form wypowiedzenia. Sama długość wypowiedzenia dla danego typu umowy jest określona przez przepisy Prawa Pracy. Jeśli wartość Twojego wskaźnika zbliża się niebezpiecznie do wartości skrajnej, wiedz, że dział HR musi pilnie zwiększyć efektywność swoich działań!

Średni wiek emerytalny (Average Retirement Age) – młodej firmie może się wydawać, że nigdy nie skorzysta z takiego wskaźnika. Jednak społeczeństwa się starzeją, a pracowników w wieku przedemerytalnym przybywa w wielu firmach. Nadzór nad tym wskaźnikiem pomaga lepiej zarządzać zasobami ludzkimi w firmie i płynnie organizować pracę osób / działów. Jego wartość procentową oblicza się poprzez podzielenie liczby pracowników, którzy w najbliższym czasie odejdą na emeryturę, przez ogólną liczbę zatrudnionych x 100.

Podsumowanie

Żeby te korzyści odniosła i Twoja firma, musisz połączyć ze sobą trzy elementy: technologię, procesy oraz czynnik ludzki, gdzie:

• technologią będą narzędzia, które pomogą Ci gromadzić i przetwarzać dane oraz nimi zarządzać;
• procesami będą reguły współpracy między osobami podejmującymi decyzje (np. pomiędzy kierownikami działów) oraz wytyczne, w jaki sposób dane będą zbierane i przetwarzane;
• czynnikiem ludzkim będą Twoi pracownicy, których wyedukujesz, dlaczego dane są tak istotne dla Twojej firmy.

Zanim jednak z zapałem zabierzesz się do wdrażania zmian, musisz ustalić:

• co Twoja firma ma osiągnąć dzięki lepszemu zarządzaniu danymi;
• jakie dane chcesz gromadzić;
• jakie informacje chcesz pozyskać dzięki zebranym danym;
• jakie metryki najlepiej zmierzą dane;
• które narzędzia, dostępne na rynku, pomogą Ci zbierać i analizować dane.

Kiedy ustalisz wszystko powyższe, pozostanie Ci zaplanowanie ostatniego etapu, czyli analizy zebranych danych. Zbieranie danych dla idei to wysoce nierentowny sport dla firmy. Dlatego warto określić m.in.

• kto będzie dostawał raporty i analizy końcowe, by podejmować strategiczne decyzje;
• jak często raporty będą generowane;
• czy będą (jeśli tak, to jak często) odbywały się debaty osób decyzyjnych, które przedyskutują zawartość raportów, by wyciągnąć z nich jakieś wnioski.

Korzystaj rozważnie z metryk, a zarządzanie zasobami będzie o wiele łatwiejsze.